Koordynator

Sławomir Papuga

tel. 22 695 60 90

faks 22 695 62 03

wejście D, parter, pokój 2

e-mail spapuga@mazowieckie.pl

 

Do zakresu działania Oddziału Administracyjno-Gospodarczego należy:

1)   prowadzenie spraw związanych z zakupem i wyposażaniem pomieszczeń Urzędu w sprzęt, tablice informacyjne, urządzenia techniczne i telekomunikacyjne oraz zapewnienie ich prawidłowego funkcjonowania;

2)   zapewnienie materiałów biurowych, prowadzenie ewidencji zamówień wewnętrznych i przygotowywanie dokumentacji zamówień publicznych w tym zakresie;

3)   prowadzenie powielarni Urzędu, a w szczególności:

a)    prowadzenie, we współpracy z Biurem Kadr i Organizacji, spraw dotyczących zaopatrzenia Urzędu we właściwe pieczęcie i stemple, prowadzenie ich rejestru oraz przeprowadzenie procedury likwidacyjnej nieaktualnych lub zużytych pieczęci i stempli,

b)   prowadzenie, we współpracy z Biurem Kadr i Organizacji, spraw związanych z wyposażeniem pracowników Urzędu w identyfikatory,

c)    wykonywanie prac introligatorskich,

d)   wykonywanie druków akcydensowych,

e)    kserowanie lub drukowanie dokumentów na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu,

f)    wykonywanie wywieszek na drzwi na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu;

g)   prowadzenie spraw dotyczących zaopatrzenia uprawnionych pracowników Urzędu w wizytówki;

4)   planowanie i przeprowadzanie remontów, konserwacji i inwestycji na rzecz nieruchomości Skarbu Państwa będących we władaniu Urzędu, a także przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych oraz rocznych i wieloletnich planów działania w tym zakresie;

5)   prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem obligatoryjnych przeglądów wynikających z przepisów dotyczących prawa budowlanego oraz ochrony przeciwpożarowej;

6)     planowanie i realizacja prac elektrycznych, stolarskich, malarskich;

7)   sporządzanie analiz finansowych dotyczących budżetu biura;

8)   prowadzenie ksiąg inwentarzowych, ewidencji środków trwałych wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych oraz gospodarki magazynowej;

9)   współpraca z Biurem Budżetowo-Księgowym w zakresie inwentaryzacji majątku Urzędu;

10) współpraca z pełnomocnikami do spraw majątku w komórkach organizacyjnych Urzęduw sprawie ustalania stanu majątku;

11) opracowywanie, we współpracy z Wydziałem Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego, sprawozdania o stanie i ruchu środków trwałych Obrony Cywilnej;

12) prowadzenie spraw dotyczących oceny przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego oraz przekazywania zbędnych składników majątku Urzędu innym podmiotom;

13) prowadzenie procedury likwidacyjnej zbędnego majątku ruchomego;

14) zapewnienie, we współpracy z Biurem Informatyki i Rozwoju Systemów Informatycznych, sprawnej łączności telefonicznej i internetu bezprzewodowego oraz dokonywanie rozliczeń w tym zakresie;

15) prowadzenie rejestru użytkowników sprzętu RTV w Urzędzie oraz sporządzanie wniosków
o rejestrację odbiorników i zapłatę abonamentów;

16) prowadzenie spraw dotyczących dostawy prasy codziennej, czasopism i publikacji na potrzeby Urzędu;

17) prowadzenie spraw związanych z zamawianiem ogłoszeń prasowych na potrzeby Urzędu;

18) upublicznianie na tablicach informacyjnych ogłoszeń przekazanych przez komórki organizacyjne Urzędu lub inne organy;

19) prowadzenie spraw związanych z zakupem biletów komunikacji miejskiej na potrzeby Urzędu;

20) realizowanie zleceń dotyczących tłumaczeń pisemnych dokumentów urzędowych i innych tekstów zgłaszanych przez komórki organizacyjne Urzędu;

21) realizacja zleceń dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” zgłaszanych przez komórki organizacyjne Urzędu;

22) organizacja przeprowadzek wewnątrz Urzędu;

23) prowadzenie obsługi logistyczno-technicznej spotkań, narad oraz uroczystości w tym rezerwacja i obsługa sal konferencyjnych na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu i instytucji zewnętrznych;

24) współpraca z Biurem Kadr i Organizacji odnośnie ewidencji czasu pracy pracowników oddziału w zakresie rozliczania godzin nadliczbowych;

25) prowadzenie spraw w zakresie administrowania i zarządzania nieruchomościami Skarbu Państwa użytkowanymi na cele statutowe Urzędu, w tym w szczególności:

a)    sporządzanie bieżących analiz, zestawień i planów dotyczących wykorzystania powierzchni nieruchomości,

b)   prowadzenie ewidencji lokali i pomieszczeń użytkowanych przez komórki organizacyjne Urzędu oraz jednostki organizacyjne administracji zespolonej,

c)    prowadzenie rejestru nieruchomości będących w zarządzie lub we władaniu Urzędu,

d)   planowanie środków finansowych na realizację umów eksploatacyjnych,

e)    rejestrowanie kosztów za poszczególne świadczenia i usługi eksploatacyjne,

f)    analizowanie pod względem zgodności merytorycznej faktur obciążeniowych przed dokonaniem płatności,

g)   sporządzanie deklaracji określających wysokość podatku lokalnego od nieruchomości Skarbu Państwa będących w zarządzie lub użytkowaniu Urzędu,

h)   sporządzanie sprawozdań i deklaracji środowiskowych,

i)     opracowywanie projektów umów cywilnoprawnych w zakresie najmu, użyczenia, dzierżawy budynków i lokali Urzędu oraz zapewnienia właściwej eksploatacji nieruchomości Urzędu,

j)     prowadzenie ewidencji umów zawartych przez Urząd, w zakresie zadań realizowanych przez biuro,

k)   opracowywanie wspólnej koncepcji gospodarowania i wykorzystania nieruchomości na cele statutowe Urzędu;

26) nadzór nad właściwą eksploatacją budynków użytkowanych przez Urząd poprzez bieżące monitorowanie i zgłaszanie usterek, awarii i uszkodzeń właściwym pracownikom bądź podmiotom realizującym zadania na rzecz Urzędu;

27) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej opisu przedmiotu zamówienia w odniesieniu do zawieranych przez Urząd umów związanych z kompleksowym sprzątaniem budynków i terenów zewnętrznych użytkowanych przez Urząd oraz nadzór w zakresie prawidłowej realizacji umów;

28) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Urzędu;

29) opracowywanie oraz przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw gospodarki rocznych sprawozdań z realizacji krajowego planu działań dotyczących efektywności energetycznej;

30) opracowywanie planu ochrony fizycznej Urzędu i nadzorowanie realizacji działań
w nim określonych;

31) udzielanie instruktażu pracownikom ochrony w zakresie prawidłowego wykonywania zadań, ustalanie sposobów postępowania pracowników ochrony w przypadku wystąpienia awarii lub innego miejscowego zagrożenia mającego wpływ na bezpieczeństwo obiektów Urzędu oraz przebywających w nich osób, bieżące kontrolowanie realizacji zadań przez pracowników ochrony;

32) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej opisu przedmiotu zamówienia w odniesieniu do zawieranych przez Urząd umów związanych z ochroną jego obiektów oraz nadzór i kontrola nad wykonywaniem tych umów;

33) prowadzenie spraw związanych z monitorowaniem i kontrolą stanu zabezpieczenia obiektów Urzędu;

34) prowadzenie ewidencji wydawanych przepustek uprawniających do wjazdu na parking Urzędu oraz bieżącej kontroli przestrzegania zasad wjazdu na teren Urzędu, wejść i wyjść do jego budynków oraz dostępu do pomieszczeń Urzędu;

35) prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do dostępu do pomieszczeń służbowych;

36) wyposażanie budynków i pomieszczeń Urzędu w środki zabezpieczenia fizycznego i technicznego oraz nadzór nad ich prawidłowym stosowaniem;

37) opracowywanie zasad i procedur mających na celu zapobieganie próbom zakłócania porządku na terenie budynków Urzędu oraz nadzór nad ich wdrażaniem;

38) zgłaszanie właściwym organom ścigania informacji o zdarzeniach mających wpływ na bezpieczeństwo osób i obiektów Urzędu;

39) koordynacja działań ochronnych oraz współpraca z właściwymi służbami podczas manifestacji i pikiet organizowanych przed budynkami Urzędu;

40) prowadzenie bieżącej współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz instytucjami zewnętrznymi na rzecz zapewnienia bezpieczeństwa obiektów Urzędu;

41) szkolenie pracowników z zakresu procedur bezpieczeństwa oraz zabezpieczenia fizycznego i technicznego Urzędu;

42) udzielanie opinii i konsultacji w zakresie bezpieczeństwa fizycznego na potrzeby innych komórek organizacyjnych Urzędu;

43) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem odzieżą ochronną i roboczą;

44) sporządzanie analiz w celu pozyskiwania zewnętrznych źródeł finansowania inwestycji przeprowadzanych w budynkach Urzędu oraz zakupów na potrzeby Urzędu.

 

Załączniki: