koordynator Mirosława Glapa tel. 22 695 66 98 faks 22 695 62 93 wejście F, piętro II, pokój nr 614 e-mail mglapa@mazowieckie.pl

 

Zadania Oddziału Administracyjno-Gospodarczego:

1. prowadzenie spraw związanych z zakupem i wyposażeniem pomieszczeń Urzędu w sprzęt, tablice informacyjne, urządzenia techniczne i telekomunikacyjne oraz zapewnienie ich prawidłowego funkcjonowania
2. zapewnienie materiałów biurowych, prowadzenie ewidencji zamówień wewnętrznych i przygotowywanie dokumentacji zamówień publicznych w tym zakresie  
3. prowadzenie powielarni Urzędu, a w szczególności:
   
   • prowadzenie, we współpracy z Biurem Kadr i Organizacji, spraw dotyczących zaopatrzenia Urzędu we właściwe pieczęcie i stemple, prowadzenie ich rejestru oraz przeprowadzenie procedury likwidacyjnej nieaktualnych lub zużytych pieczęci i stempli
   • prowadzenie, we współpracy z Biurem Kadr i Organizacji, spraw związanych z wyposażeniem pracowników Urzędu w identyfikatory
   • wykonywanie prac introligatorskich
   • wykonywanie druków akcydensowych
   • kserowanie lub drukowanie dokumentów na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu
   • wykonywanie wywieszek na drzwi na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu
   • prowadzenie spraw dotyczących zaopatrzenia uprawnionych pracowników Urzędu w wizytówki
4. planowanie i przeprowadzanie remontów, konserwacji i inwestycji na rzecz nieruchomości Skarbu Państwa będących we władaniu Urzędu, a także przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych oraz rocznych i wieloletnich planów działania w tym zakresie
5. prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem obligatoryjnych przeglądów wynikających z przepisów dotyczących prawa budowlanego oraz ochrony przeciwpożarowej
6. planowanie i realizacja prac elektrycznych, stolarskich, malarskich
7. sporządzanie analiz finansowych dotyczących budżetu biura
8. prowadzenie ksiąg inwentarzowych, ewidencji środków trwałych wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych oraz gospodarki magazynowej
9. współpraca z Biurem Budżetowo-Księgowym w zakresie inwentaryzacji majątku Urzędu
10. współpraca z pełnomocnikami do spraw majątku w komórkach organizacyjnych Urzędu w sprawie ustalania stanu majątku
11. opracowywanie, we współpracy z Wydziałem Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego, sprawozdania o stanie i ruchu środków trwałych Obrony Cywilnej
12. prowadzenie spraw dotyczących oceny przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego oraz przekazywania zbędnych składników majątku Urzędu innym podmiotom
13. prowadzenie procedury likwidacyjnej zbędnego majątku ruchomego
14. zapewnienie, we współpracy z Biurem Informatyki i Rozwoju Systemów Informatycznych, sprawnej łączności telefonicznej i internetu bezprzewodowego oraz dokonywanie rozliczeń w tym zakresie
15. prowadzenie rejestru użytkowników sprzętu RTV w Urzędzie oraz sporządzanie wniosków o rejestrację odbiorników i zapłatę abonamentów
16. prowadzenie spraw dotyczących dostawy prasy codziennej, czasopism i publikacji na potrzeby Urzędu
17. prowadzenie spraw związanych z zamawianiem ogłoszeń prasowych na potrzeby Urzędu
18. upublicznianie na tablicach informacyjnych ogłoszeń przekazanych przez komórki organizacyjne Urzędu lub inne organy
19. prowadzenie spraw związanych z zakupem biletów komunikacji miejskiej na potrzeby Urzędu
20. realizowanie zleceń dotyczących tłumaczeń pisemnych dokumentów urzędowych i innych tekstów zgłaszanych przez komórki organizacyjne Urzędu
21. realizacja zleceń dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” zgłaszanych przez komórki organizacyjne Urzędu
22. organizacja przeprowadzek wewnątrz Urzędu
23. prowadzenie obsługi logistyczno-technicznej spotkań, narad oraz uroczystości w tym rezerwacja i obsługa sal konferencyjnych na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu i instytucji zewnętrznych
24. współpraca z Biurem Kadr i Organizacji odnośnie ewidencji czasu pracy pracowników oddziału w zakresie rozliczania godzin nadliczbowych
25. prowadzenie spraw w zakresie administrowania i zarządzania nieruchomościami Skarbu Państwa użytkowanymi na cele statutowe Urzędu, w tym w szczególności:
    
    • sporządzanie bieżących analiz, zestawień i planów dotyczących wykorzystania powierzchni nieruchomości
    • prowadzenie ewidencji lokali i pomieszczeń użytkowanych przez komórki organizacyjne Urzędu oraz jednostki organizacyjne administracji zespolonej
    • prowadzenie rejestru nieruchomości będących w zarządzie lub we władaniu Urzędu,
    • planowanie środków finansowych na realizację umów eksploatacyjnych
    • rejestrowanie kosztów za poszczególne świadczenia i usługi eksploatacyjne
    • analizowanie pod względem zgodności merytorycznej faktur obciążeniowych przed dokonaniem płatności
    • sporządzanie deklaracji określających wysokość podatku lokalnego od nieruchomości Skarbu Państwa będących w zarządzie lub użytkowaniu Urzędu,
    • sporządzanie sprawozdań i deklaracji środowiskowych
    • opracowywanie projektów umów cywilnoprawnych w zakresie najmu, użyczenia, dzierżawy budynków i lokali Urzędu oraz zapewnienia właściwej eksploatacji nieruchomości Urzędu
    • prowadzenie ewidencji umów zawartych przez Urząd, w zakresie zadań realizowanych przez biuro
    • opracowywanie wspólnej koncepcji gospodarowania i wykorzystania nieruchomości na cele statutowe Urzędu
26. nadzór nad właściwą eksploatacją budynków użytkowanych przez Urząd poprzez bieżące monitorowanie i zgłaszanie usterek, awarii i uszkodzeń właściwym pracownikom bądź podmiotom realizującym zadania na rzecz Urzędu
27. przygotowywanie dokumentacji dotyczącej opisu przedmiotu zamówienia w odniesieniu do zawieranych przez Urząd umów związanych z kompleksowym sprzątaniem budynków i terenów zewnętrznych użytkowanych przez Urząd oraz nadzór w zakresie prawidłowej realizacji umów
28.  prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Urzędu
29. opracowywanie oraz przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw gospodarki rocznych sprawozdań z realizacji krajowego planu działań dotyczących efektywności energetycznej
30. opracowywanie planu ochrony fizycznej Urzędu i nadzorowanie realizacji działań
    w nim określonych
31. udzielanie instruktażu pracownikom ochrony w zakresie prawidłowego wykonywania zadań, ustalanie sposobów postępowania pracowników ochrony w przypadku wystąpienia awarii lub innego miejscowego zagrożenia mającego wpływ na bezpieczeństwo obiektów Urzędu oraz przebywających w nich osób, bieżące kontrolowanie realizacji zadań przez pracowników ochrony
32. przygotowywanie dokumentacji dotyczącej opisu przedmiotu zamówienia w odniesieniu do zawieranych przez Urząd umów związanych z ochroną jego obiektów oraz nadzór i kontrola nad wykonywaniem tych umów
33. prowadzenie spraw związanych z monitorowaniem i kontrolą stanu zabezpieczenia obiektów Urzędu
34. prowadzenie ewidencji wydawanych przepustek uprawniających do wjazdu na parking Urzędu oraz bieżącej kontroli przestrzegania zasad wjazdu na teren Urzędu, wejść i wyjść do jego budynków oraz dostępu do pomieszczeń Urzędu
35. prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do dostępu do pomieszczeń służbowych;
36. wyposażanie budynków i pomieszczeń Urzędu w środki zabezpieczenia fizycznego i technicznego oraz nadzór nad ich prawidłowym stosowaniem
37. opracowywanie zasad i procedur mających na celu zapobieganie próbom zakłócania porządku na terenie budynków Urzędu oraz nadzór nad ich wdrażaniem
38. zgłaszanie właściwym organom ścigania informacji o zdarzeniach mających wpływ na bezpieczeństwo osób i obiektów Urzędu
39. koordynacja działań ochronnych oraz współpraca z właściwymi służbami podczas manifestacji i pikiet organizowanych przed budynkami Urzędu
40. prowadzenie bieżącej współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz instytucjami zewnętrznymi na rzecz zapewnienia bezpieczeństwa obiektów Urzędu
41. szkolenie pracowników z zakresu procedur bezpieczeństwa oraz zabezpieczenia fizycznego i technicznego Urzędu
42. udzielanie opinii i konsultacji w zakresie bezpieczeństwa fizycznego na potrzeby innych komórek organizacyjnych Urzędu
43. prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem odzieżą ochronną i roboczą
44. sporządzanie analiz w celu pozyskiwania zewnętrznych źródeł finansowania inwestycji przeprowadzanych w budynkach Urzędu oraz zakupów na potrzeby Urzędu.