Ryszard Nowakowski tel. 22 695 60 12 faks 22 695 60 62 wejście B, parter, pokój nr 47 e-mail rnowakowski@mazowieckie.pl
Zadania Oddziału Administracyjno-Gospodarczego:
prowadzenie spraw związanych z zakupem i wyposażeniem pomieszczeń Urzędu w sprzęt, tablice informacyjne, urządzenia techniczne i telekomunikacyjne oraz zapewnienie ich prawidłowego funkcjonowania
zapewnienie materiałów biurowych, prowadzenie ewidencji zamówień wewnętrznych i przygotowywanie dokumentacji zamówień publicznych w tym zakresie
prowadzenie powielarni Urzędu, a w szczególności:
prowadzenie, we współpracy z Biurem Kadr i Organizacji, spraw dotyczących zaopatrzenia Urzędu we właściwe pieczęcie i stemple, prowadzenie ich rejestru oraz przeprowadzenie procedury likwidacyjnej nieaktualnych lub zużytych pieczęci i stempli
prowadzenie, we współpracy z Biurem Kadr i Organizacji, spraw związanych z wyposażeniem pracowników Urzędu w identyfikatory
wykonywanie prac introligatorskich
wykonywanie druków akcydensowych
kserowanie lub drukowanie dokumentów na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu
wykonywanie wywieszek na drzwi na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu
prowadzenie spraw dotyczących zaopatrzenia uprawnionych pracowników Urzędu w wizytówki
planowanie i przeprowadzanie remontów, konserwacji i inwestycji na rzecz nieruchomości Skarbu Państwa będących we władaniu Urzędu, a także przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych oraz rocznych i wieloletnich planów działania w tym zakresie
prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem obligatoryjnych przeglądów wynikających z przepisów dotyczących prawa budowlanego oraz ochrony przeciwpożarowej
planowanie i realizacja prac elektrycznych, stolarskich, malarskich
sporządzanie analiz finansowych dotyczących budżetu biura
prowadzenie ksiąg inwentarzowych, ewidencji środków trwałych wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych oraz gospodarki magazynowej
współpraca z Biurem Budżetowo-Księgowym w zakresie inwentaryzacji majątku Urzędu
współpraca z pełnomocnikami do spraw majątku w komórkach organizacyjnych Urzędu w sprawie ustalania stanu majątku
opracowywanie, we współpracy z Wydziałem Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego, sprawozdania o stanie i ruchu środków trwałych Obrony Cywilnej
prowadzenie spraw dotyczących oceny przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego oraz przekazywania zbędnych składników majątku Urzędu innym podmiotom
prowadzenie procedury likwidacyjnej zbędnego majątku ruchomego
zapewnienie, we współpracy z Biurem Informatyki i Rozwoju Systemów Informatycznych, sprawnej łączności telefonicznej i internetu bezprzewodowego oraz dokonywanie rozliczeń w tym zakresie
prowadzenie rejestru użytkowników sprzętu RTV w Urzędzie oraz sporządzanie wniosków o rejestrację odbiorników i zapłatę abonamentów
prowadzenie spraw dotyczących dostawy prasy codziennej, czasopism i publikacji na potrzeby Urzędu
prowadzenie spraw związanych z zamawianiem ogłoszeń prasowych na potrzeby Urzędu
upublicznianie na tablicach informacyjnych ogłoszeń przekazanych przez komórki organizacyjne Urzędu lub inne organy
prowadzenie spraw związanych z zakupem biletów komunikacji miejskiej na potrzeby Urzędu
realizowanie zleceń dotyczących tłumaczeń pisemnych dokumentów urzędowych i innych tekstów zgłaszanych przez komórki organizacyjne Urzędu
realizacja zleceń dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” zgłaszanych przez komórki organizacyjne Urzędu
organizacja przeprowadzek wewnątrz Urzędu
prowadzenie obsługi logistyczno-technicznej spotkań, narad oraz uroczystości w tym rezerwacja i obsługa sal konferencyjnych na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu i instytucji zewnętrznych
współpraca z Biurem Kadr i Organizacji odnośnie ewidencji czasu pracy pracowników oddziału w zakresie rozliczania godzin nadliczbowych
prowadzenie spraw w zakresie administrowania i zarządzania nieruchomościami Skarbu Państwa użytkowanymi na cele statutowe Urzędu, w tym w szczególności:
sporządzanie bieżących analiz, zestawień i planów dotyczących wykorzystania powierzchni nieruchomości
prowadzenie ewidencji lokali i pomieszczeń użytkowanych przez komórki organizacyjne Urzędu oraz jednostki organizacyjne administracji zespolonej
prowadzenie rejestru nieruchomości będących w zarządzie lub we władaniu Urzędu,
planowanie środków finansowych na realizację umów eksploatacyjnych
rejestrowanie kosztów za poszczególne świadczenia i usługi eksploatacyjne
analizowanie pod względem zgodności merytorycznej faktur obciążeniowych przed dokonaniem płatności
sporządzanie deklaracji określających wysokość podatku lokalnego od nieruchomości Skarbu Państwa będących w zarządzie lub użytkowaniu Urzędu,
sporządzanie sprawozdań i deklaracji środowiskowych
opracowywanie projektów umów cywilnoprawnych w zakresie najmu, użyczenia, dzierżawy budynków i lokali Urzędu oraz zapewnienia właściwej eksploatacji nieruchomości Urzędu
prowadzenie ewidencji umów zawartych przez Urząd, w zakresie zadań realizowanych przez biuro
opracowywanie wspólnej koncepcji gospodarowania i wykorzystania nieruchomości na cele statutowe Urzędu
nadzór nad właściwą eksploatacją budynków użytkowanych przez Urząd poprzez bieżące monitorowanie i zgłaszanie usterek, awarii i uszkodzeń właściwym pracownikom bądź podmiotom realizującym zadania na rzecz Urzędu
przygotowywanie dokumentacji dotyczącej opisu przedmiotu zamówienia w odniesieniu do zawieranych przez Urząd umów związanych z kompleksowym sprzątaniem budynków i terenów zewnętrznych użytkowanych przez Urząd oraz nadzór w zakresie prawidłowej realizacji umów
prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Urzędu
opracowywanie oraz przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw gospodarki rocznych sprawozdań z realizacji krajowego planu działań dotyczących efektywności energetycznej
opracowywanie planu ochrony fizycznej Urzędu i nadzorowanie realizacji działań w nim określonych
udzielanie instruktażu pracownikom ochrony w zakresie prawidłowego wykonywania zadań, ustalanie sposobów postępowania pracowników ochrony w przypadku wystąpienia awarii lub innego miejscowego zagrożenia mającego wpływ na bezpieczeństwo obiektów Urzędu oraz przebywających w nich osób, bieżące kontrolowanie realizacji zadań przez pracowników ochrony
przygotowywanie dokumentacji dotyczącej opisu przedmiotu zamówienia w odniesieniu do zawieranych przez Urząd umów związanych z ochroną jego obiektów oraz nadzór i kontrola nad wykonywaniem tych umów
prowadzenie spraw związanych z monitorowaniem i kontrolą stanu zabezpieczenia obiektów Urzędu
prowadzenie ewidencji wydawanych przepustek uprawniających do wjazdu na parking Urzędu oraz bieżącej kontroli przestrzegania zasad wjazdu na teren Urzędu, wejść i wyjść do jego budynków oraz dostępu do pomieszczeń Urzędu
prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do dostępu do pomieszczeń służbowych;
wyposażanie budynków i pomieszczeń Urzędu w środki zabezpieczenia fizycznego i technicznego oraz nadzór nad ich prawidłowym stosowaniem
opracowywanie zasad i procedur mających na celu zapobieganie próbom zakłócania porządku na terenie budynków Urzędu oraz nadzór nad ich wdrażaniem
zgłaszanie właściwym organom ścigania informacji o zdarzeniach mających wpływ na bezpieczeństwo osób i obiektów Urzędu
koordynacja działań ochronnych oraz współpraca z właściwymi służbami podczas manifestacji i pikiet organizowanych przed budynkami Urzędu
prowadzenie bieżącej współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz instytucjami zewnętrznymi na rzecz zapewnienia bezpieczeństwa obiektów Urzędu
szkolenie pracowników z zakresu procedur bezpieczeństwa oraz zabezpieczenia fizycznego i technicznego Urzędu
udzielanie opinii i konsultacji w zakresie bezpieczeństwa fizycznego na potrzeby innych komórek organizacyjnych Urzędu
prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem odzieżą ochronną i roboczą
sporządzanie analiz w celu pozyskiwania zewnętrznych źródeł finansowania inwestycji przeprowadzanych w budynkach Urzędu oraz zakupów na potrzeby Urzędu.