p.o. kierownika Ryszard Nowakowski tel. 22 695 60 12 faks 22 695 60 62 wejście B, parter, pokój nr 47 e-mail rnowakowski@mazowieckie.pl

 

Do zakresu działania Oddziału Administracyjno-Gospodarczego należy:

1.   planowanie i przeprowadzanie remontów, konserwacji i inwestycji na rzecz nieruchomości Skarbu Państwa będących we władaniu Urzędu, a także przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych oraz rocznych i wieloletnich planów działania w tym zakresie;

2.   prowadzenie spraw w zakresie pozyskiwania zewnętrznych źródeł finansowania inwestycji
i zakupów inwestycyjnych w obiektach Urzędu;

3.   prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem obligatoryjnych przeglądów wynikających z przepisów dotyczących prawa budowlanego oraz ochrony przeciwpożarowej;

4.   planowanie i realizacja prac elektrycznych, stolarskich, malarskich;

5.   sporządzanie analiz finansowych dotyczących budżetu biura;

6.   prowadzenie ksiąg inwentarzowych, ewidencji wyposażenia, wartości niematerialnych
i prawnych oraz gospodarki magazynowej;

7.   współpraca z Wydziałem Finansów w zakresie inwentaryzacji majątku Urzędu;

8.   współpraca z pełnomocnikami do spraw majątku w komórkach organizacyjnych Urzędu
w sprawie ustalania stanu majątku;

9.   prowadzenie spraw dotyczących oceny przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego oraz przekazywania zbędnych składników majątku Urzędu innym podmiotom;

10. prowadzenie procedury likwidacyjnej zbędnego majątku ruchomego;

11. zapewnienie, we współpracy z Biurem Informatyki i Rozwoju Systemów Informatycznych, sprawnej łączności telefonicznej, internetu bezprzewodowego oraz dokonywanie rozliczeń w tym zakresie;

12. prowadzenie rejestru użytkowników sprzętu RTV w Urzędzie oraz sporządzanie wniosków
o rejestrację odbiorników i zapłatę abonamentów;

13. realizowanie zleceń dotyczących tłumaczeń pisemnych dokumentów urzędowych i innych tekstów zgłaszanych przez komórki organizacyjne Urzędu;

14. realizacja zleceń dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” zgłaszanych przez komórki organizacyjne Urzędu;

15. organizacja przeprowadzek wewnątrz Urzędu;

16. prowadzenie obsługi logistyczno-technicznej spotkań, narad oraz uroczystości w tym rezerwacja i obsługa sal konferencyjnych na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu
i instytucji zewnętrznych;

17.  współpraca z Biurem Kadr i Organizacji w zakresie spraw kadrowych i dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji urlopów, zwolnień lekarskich i godzin nadliczbowych pracowników biura;

18. prowadzenie spraw w zakresie administrowania i zarządzania nieruchomościami Skarbu Państwa użytkowanymi na cele statutowe Urzędu, w tym w szczególności:

a)    sporządzanie bieżących analiz, zestawień i planów dotyczących wykorzystania powierzchni nieruchomości,

b)   prowadzenie ewidencji lokali i pomieszczeń użytkowanych przez komórki organizacyjne Urzędu oraz jednostki organizacyjne administracji zespolonej,

c)    prowadzenie rejestru nieruchomości będących w zarządzie lub we władaniu Urzędu,

d)   planowanie środków finansowych na realizację umów eksploatacyjnych oraz rejestrowanie kosztów za poszczególne świadczenia i usługi,

e)    analizowanie pod względem zgodności merytorycznej faktur obciążeniowych
przed dokonaniem płatności,

f)    sporządzanie deklaracji określających wysokość podatku lokalnego od nieruchomości Skarbu Państwa będących w zarządzie lub użytkowaniu Urzędu,

g)   sporządzanie sprawozdań i deklaracji środowiskowych,

h)   opracowywanie projektów umów cywilnoprawnych w zakresie najmu, użyczenia, dzierżawy budynków i lokali Urzędu oraz zapewnienia właściwej eksploatacji nieruchomości Urzędu oraz prowadzenie ich ewidencji,

i) opracowywanie wspólnej koncepcji gospodarowania i wykorzystania nieruchomości
na cele statutowe Urzędu;

25.  nadzór nad właściwą eksploatacją budynków użytkowanych przez Urząd poprzez bieżące monitorowanie i zgłaszanie usterek, awarii i uszkodzeń właściwym pracownikom bądź podmiotom realizującym zadania na rzecz Urzędu;

26.  przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie realizowanych zadań;

27.  prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Urzędu;

28.  opracowywanie oraz przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw gospodarki rocznych

sprawozdań z realizacji krajowego planu działań dotyczących efektywności energetycznej;

29.  zapewnienie ochrony fizycznej, koordynacja i nadzór nad ochroną osób i mienia oraz nadzór nad realizacją planu ochrony Urzędu,

30.  udzielanie instruktażu pracownikom ochrony w zakresie prawidłowego wykonywania zadań, ustalanie sposobów postępowania pracowników ochrony w przypadku wystąpienia awarii lub innego miejscowego zagrożenia mającego wpływ na bezpieczeństwo obiektów Urzędu oraz przebywających w nich osób, bieżące kontrolowanie realizacji zadań przez pracowników ochrony;

31.  prowadzenie spraw związanych z monitorowaniem i kontrolą stanu zabezpieczenia obiektów Urzędu;

32.  prowadzenie ewidencji wydawanych przepustek uprawniających do wjazdu na parking Urzędu oraz bieżącej kontroli przestrzegania zasad wjazdu na teren Urzędu, wejść i wyjść do jego budynków oraz dostępu do pomieszczeń Urzędu;

33.  prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do dostępu do pomieszczeń służbowych;

34.  wyposażanie budynków i pomieszczeń Urzędu w środki zabezpieczenia fizycznego
i technicznego oraz nadzór nad ich prawidłowym stosowaniem;

35.  opracowywanie zasad i procedur mających na celu zapobieganie próbom zakłócania porządku na terenie budynków Urzędu oraz nadzór nad ich wdrażaniem;

36.  zgłaszanie właściwym organom ścigania informacji o zdarzeniach mających wpływ
na bezpieczeństwo osób i obiektów Urzędu;

37.  koordynacja działań ochronnych oraz współpraca z właściwymi służbami podczas manifestacji i pikiet organizowanych przed budynkami Urzędu;

38.  prowadzenie bieżącej współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz instytucjami zewnętrznymi na rzecz zapewnienia bezpieczeństwa obiektów Urzędu;

39.  szkolenie pracowników z zakresu procedur bezpieczeństwa oraz zabezpieczenia fizycznego i technicznego Urzędu;

40.  udzielanie opinii i konsultacji w zakresie bezpieczeństwa fizycznego na potrzeby innych komórek organizacyjnych Urzędu;

41.  prowadzenie spraw związanych z zakupem artykułów biurowych, wyposażania pomieszczeń Urzędu i innych zakupów, z wyłączeniem sprzętu informatycznego;

42.  zapewnienie materiałów biurowych zgodnie z zamówieniami wpływającymi w systemie OTRS oraz przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w tym zakresie;

43.  prowadzenie powielarni Urzędu, w szczególności:

a)    prowadzenie, we współpracy z Biurem Kadr i Organizacji, spraw dotyczących zaopatrzenia Urzędu we właściwe pieczęcie i stemple, prowadzenie ich rejestru oraz przeprowadzenie procedury likwidacyjnej nieaktualnych lub zużytych pieczęci i stempli,

b)   prowadzenie, we współpracy z Biurem Kadr i Organizacji, spraw związanych
z wyposażeniem pracowników Urzędu w identyfikatory,

c)   wykonywanie prac introligatorskich,

d)  wykonywanie druków akcydensowych,

e)   kserowanie lub drukowanie dokumentów na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu,

f)    wykonywanie wywieszek i tablic informacyjnych na drzwi zgodnie z zapotrzebowaniem komórek organizacyjnych Urzędu,

g)   prowadzenie spraw dotyczących zaopatrzenia uprawnionych pracowników Urzędu
w wizytówki;

44.  prowadzenie spraw dotyczących dostawy prasy codziennej, czasopism i publikacji
na potrzeby Urzędu;

45.  prowadzenie spraw związanych z zamawianiem ogłoszeń prasowych na potrzeby Urzędu;

46.  upublicznianie na tablicach informacyjnych ogłoszeń przekazanych przez komórki organizacyjne Urzędu lub inne organy;

47.  prowadzenie spraw związanych z zakupem biletów komunikacji miejskiej na potrzeby Urzędu;

48.  prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem odzieżą ochronną i roboczą.