p.o. kierownika Ryszard Nowakowski tel. 22 695 60 12 faks 22 695 60 62 wejście B, parter, pokój nr 47 e-mail rnowakowski@mazowieckie.pl

 

Do zakresu działania Oddziału Administracyjno-Gospodarczego należy:

1.   planowanie i przeprowadzanie remontów, konserwacji i inwestycji na rzecz nieruchomości Skarbu Państwa będących we władaniu Urzędu, a także przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych oraz rocznych i wieloletnich planów działania w tym zakresie

2.   prowadzenie spraw w zakresie pozyskiwania zewnętrznych źródeł finansowania inwestycji
i zakupów inwestycyjnych w obiektach Urzędu

3.   prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem obligatoryjnych przeglądów wynikających z przepisów dotyczących prawa budowlanego oraz ochrony przeciwpożarowej

4.   planowanie i realizacja prac elektrycznych, stolarskich, malarskich

5.   sporządzanie analiz finansowych dotyczących budżetu biura

6.   prowadzenie ksiąg inwentarzowych, ewidencji wyposażenia, wartości niematerialnych
i prawnych oraz gospodarki magazynowej

7.   współpraca z Wydziałem Finansów w zakresie inwentaryzacji majątku Urzędu

8.   współpraca z pełnomocnikami do spraw majątku w komórkach organizacyjnych Urzędu
w sprawie ustalania stanu majątku

9.   prowadzenie spraw dotyczących oceny przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego oraz przekazywania zbędnych składników majątku Urzędu innym podmiotom

10. prowadzenie procedury likwidacyjnej zbędnego majątku ruchomego

11. zapewnienie, we współpracy z Biurem Informatyki i Rozwoju Systemów Informatycznych, sprawnej łączności telefonicznej, internetu bezprzewodowego oraz dokonywanie rozliczeń w tym zakresie

12. prowadzenie rejestru użytkowników sprzętu RTV w Urzędzie oraz sporządzanie wniosków
o rejestrację odbiorników i zapłatę abonamentów

13. realizowanie zleceń dotyczących tłumaczeń pisemnych dokumentów urzędowych i innych tekstów zgłaszanych przez komórki organizacyjne Urzędu

14. realizacja zleceń dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” zgłaszanych przez komórki organizacyjne Urzędu

15. organizacja przeprowadzek wewnątrz Urzędu

16. prowadzenie obsługi logistyczno-technicznej spotkań, narad oraz uroczystości w tym rezerwacja i obsługa sal konferencyjnych na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu
i instytucji zewnętrznych

17.  współpraca z Biurem Kadr i Organizacji w zakresie spraw kadrowych i dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji urlopów, zwolnień lekarskich i godzin nadliczbowych pracowników biura

18. prowadzenie spraw w zakresie administrowania i zarządzania nieruchomościami Skarbu Państwa użytkowanymi na cele statutowe Urzędu, w tym w szczególności:

• sporządzanie bieżących analiz, zestawień i planów dotyczących wykorzystania powierzchni nieruchomości
• prowadzenie ewidencji lokali i pomieszczeń użytkowanych przez komórki organizacyjne Urzędu oraz jednostki organizacyjne administracji zespolonej
• prowadzenie rejestru nieruchomości będących w zarządzie lub we władaniu Urzędu
• planowanie środków finansowych na realizację umów eksploatacyjnych oraz rejestrowanie kosztów za poszczególne świadczenia i usługi
• analizowanie pod względem zgodności merytorycznej faktur obciążeniowych przed dokonaniem płatności
• sporządzanie deklaracji określających wysokość podatku lokalnego od nieruchomości Skarbu Państwa będących w zarządzie lub użytkowaniu Urzędu
• sporządzanie sprawozdań i deklaracji środowiskowych
• opracowywanie projektów umów cywilnoprawnych w zakresie najmu, użyczenia, dzierżawy budynków i lokali Urzędu oraz zapewnienia właściwej eksploatacji nieruchomości Urzędu oraz prowadzenie ich ewidencji
• opracowywanie wspólnej koncepcji gospodarowania i wykorzystania nieruchomości
  na cele statutowe Urzędu

19.  nadzór nad właściwą eksploatacją budynków użytkowanych przez Urząd poprzez bieżące monitorowanie i zgłaszanie usterek, awarii i uszkodzeń właściwym pracownikom bądź podmiotom realizującym zadania na rzecz Urzędu

20.  przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie realizowanych zadań

21.  prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Urzędu

22.  opracowywanie oraz przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw gospodarki rocznych sprawozdań z realizacji krajowego planu działań dotyczących efektywności energetycznej

23.  zapewnienie ochrony fizycznej, koordynacja i nadzór nad ochroną osób i mienia oraz nadzór nad realizacją planu ochrony Urzędu

24.  udzielanie instruktażu pracownikom ochrony w zakresie prawidłowego wykonywania zadań, ustalanie sposobów postępowania pracowników ochrony w przypadku wystąpienia awarii lub innego miejscowego zagrożenia mającego wpływ na bezpieczeństwo obiektów Urzędu oraz przebywających w nich osób, bieżące kontrolowanie realizacji zadań przez pracowników ochrony

25.  prowadzenie spraw związanych z monitorowaniem i kontrolą stanu zabezpieczenia obiektów Urzędu

26.  prowadzenie ewidencji wydawanych przepustek uprawniających do wjazdu na parking Urzędu oraz bieżącej kontroli przestrzegania zasad wjazdu na teren Urzędu, wejść i wyjść do jego budynków oraz dostępu do pomieszczeń Urzędu

27.  prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do dostępu do pomieszczeń służbowych

28.  wyposażanie budynków i pomieszczeń Urzędu w środki zabezpieczenia fizycznego
i technicznego oraz nadzór nad ich prawidłowym stosowaniem

29.  opracowywanie zasad i procedur mających na celu zapobieganie próbom zakłócania porządku na terenie budynków Urzędu oraz nadzór nad ich wdrażaniem

30.  zgłaszanie właściwym organom ścigania informacji o zdarzeniach mających wpływ
na bezpieczeństwo osób i obiektów Urzędu

31.  koordynacja działań ochronnych oraz współpraca z właściwymi służbami podczas manifestacji i pikiet organizowanych przed budynkami Urzędu

32.  prowadzenie bieżącej współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz instytucjami zewnętrznymi na rzecz zapewnienia bezpieczeństwa obiektów Urzędu;

33.  szkolenie pracowników z zakresu procedur bezpieczeństwa oraz zabezpieczenia fizycznego i technicznego Urzędu;40.  udzielanie opinii i konsultacji w zakresie bezpieczeństwa fizycznego na potrzeby innych komórek organizacyjnych Urzędu

34.  prowadzenie spraw związanych z zakupem artykułów biurowych, wyposażania pomieszczeń Urzędu i innych zakupów, z wyłączeniem sprzętu informatycznego;

35.  zapewnienie materiałów biurowych zgodnie z zamówieniami wpływającymi w systemie OTRS oraz przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w tym zakresie

36.  prowadzenie powielarni Urzędu, w szczególności:

• prowadzenie, we współpracy z Biurem Kadr i Organizacji, spraw dotyczących zaopatrzenia Urzędu we właściwe pieczęcie i stemple, prowadzenie ich rejestru oraz przeprowadzenie procedury likwidacyjnej nieaktualnych lub zużytych pieczęci i stempli
• prowadzenie, we współpracy z Biurem Kadr i Organizacji, spraw związanych z wyposażeniem pracowników Urzędu w identyfikatory
• wykonywanie prac introligatorskich
• wykonywanie druków akcydensowych
• kserowanie lub drukowanie dokumentów na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu,
• wykonywanie wywieszek i tablic informacyjnych na drzwi zgodnie z zapotrzebowaniem komórek organizacyjnych Urzędu
• prowadzenie spraw dotyczących zaopatrzenia uprawnionych pracowników Urzędu
  w wizytówki

37.  prowadzenie spraw dotyczących dostawy prasy codziennej, czasopism i publikacji
na potrzeby Urzędu

38.  prowadzenie spraw związanych z zamawianiem ogłoszeń prasowych na potrzeby Urzędu;

39.  upublicznianie na tablicach informacyjnych ogłoszeń przekazanych przez komórki organizacyjne Urzędu lub inne organy

40.  prowadzenie spraw związanych z zakupem biletów komunikacji miejskiej na potrzeby Urzędu

41.  prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem odzieżą ochronną i roboczą.