Oddział Remontów, Inwestycji i Administrowania Nieruchomościami
Do zakresu obowiązków należy:
a) zarządzanie i administrowanie nieruchomościami Skarbu Państwa przekazanymi w trwały zarząd Urzędowi oraz administrowania nieruchomościami użytkowanymi na podstawie umów najmu, użyczenia i innych tytułów prawnych do nieruchomości, w szczególności prowadzenia spraw z zakresu administrowania nieruchomościami Urzędu, w tym prowadzenia książek obiektów budowlanych,
b) opracowywanie sprawozdań z realizacji krajowego planu działań dotyczących efektywności energetycznej, w tym przekazywania ich ministrowi właściwemu do spraw energii,
c) administrowanie zintegrowanym systemem bezpieczeństwa Urzędu, poprzez:
- zapewnienie bieżącej konserwacji i serwisu systemu w zakresie infrastruktury technicznej, w tym urządzeń fizycznych i instalacji,
- planowanie oraz zlecanie rozbudowy i modyfikacji systemu, na podstawie zidentyfikowanych potrzeb zgłoszonych przez pozostałe komórki organizacyjne odpowiedzialne za administrowanie zintegrowanym systemem bezpieczeństwa,
- nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu w zakresie regulowanym umową z dostawcą systemu,
- nadzór nad realizacją zgłoszeń użytkowników systemu dotyczących nieprawidłowości w jego funkcjonowaniu bądź potrzeb uwzględnienia dodatkowych funkcjonalności w zakresie koordynacji współpracy z dostawcą systemu,
d) zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu, koordynacja i nadzór nad ochroną osób i mienia w Urzędzie oraz nadzór nad realizacją planu ochrony Urzędu, w szczególności poprzez:
- prowadzenie spraw związanych z monitorowaniem i kontrolą stanu zabezpieczenia obiektów Urzędu, w tym zapewnienie wyposażenia budynków i pomieszczeń Urzędu w środki zabezpieczenia fizycznego i technicznego oraz nadzór nad ich prawidłowym stosowaniem,
- opracowywanie zasad i procedur mających na celu zapobieganie próbom zakłócania porządku na terenie budynków Urzędu oraz nadzór nad ich wdrażaniem, prowadzenie ewidencji wydawanych przepustek uprawniających do wjazdu na parking Urzędu oraz bieżąca kontrola przestrzegania zasad wjazdu na teren Urzędu,
- prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do pobierania kluczy i dostępu do pomieszczeń służbowych, nadawanie uprawnień oraz sprawowanie nadzoru nad elektronicznym systemem wydawania kluczy,
- prowadzenie, we współpracy z Biurem Kadr i Płac i Budżetu w Urzędzie, spraw związanych z wyposażeniem pracowników Urzędu w identyfikatory,
e) zapewnienie sprawnej łączności telefonicznej Urzędu zarówno stacjonarnej, jak i komórkowej, oraz prowadzenia rozliczeń z tym związanych,
f) realizacja zadań związanych z obsługą zgłoszeń serwisowych dotyczących budynków i infrastruktury Urzędu, z wyłączeniem zgłoszeń informatycznych,
g) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami zawieranymi przez Urząd,
h) prowadzenie ksiąg inwentarzowych, ewidencji wyposażenia i wartości niematerialnych i prawnych oraz gospodarki magazynowej i sporządzanie sprawozdania o stanie i ruchu środków trwałych,
i) prowadzenie rejestru użytkowników sprzętu RTV w Urzędzie oraz sporządzanie wniosków o rejestrację odbiorników i zapłatę abonamentów,
j) zarządzanie wartościami niematerialnymi i prawnymi, z wyłączeniem licencji oprogramowania komputerowego, pozostającymi w ewidencji Urzędu,
k) prowadzenie spraw w zakresie oceny przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego oraz przekazywania zbędnych składników majątku Urzędu innym podmiotom oraz przeprowadzenia procedury likwidacyjnej zbędnego majątku ruchomego,
l) prowadzenie spraw związanych z alokacją zasobów Urzędu,
m) koordynowanie zadań z zakresu systemu zarządzania, w tym opracowywania procedur, zarządzeń, map procesów usług wewnętrznych,
n) obsługa awarii i bieżących napraw,
o) publikacja zapytań ofertowych w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu, w zakresie właściwości biura,
p) realizacja zadań związanych z planowaniem inwestycji, a w szczególności przez:
- opracowywanie koncepcji i programów funkcjonalno-użytkowych,
- planowanie terminów realizacji inwestycji,
- określanie szacunkowych kosztów planowanych inwestycji;
q) realizacja zadań związanych z opracowywaniem dokumentacji dotyczącej inwestycji, w tym szczególności poprzez:
- przygotowywanie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- nadzór nad opracowaniem oraz weryfikacja dokumentacji projektowej,
- monitorowanie postępu prac oraz sprawdzanie i potwierdzanie zgodności realizowanych zadań z umową,
- przygotowywanie wniosków o pozwolenie na realizację inwestycji, w szczególności o wydanie decyzji środowiskowej, warunków zabudowy, decyzji lokalizacyjnej, wypisu z planu zagospodarowania przestrzennego, pozwolenia na budowę oraz monitorowanie toczących się postępowań,
- przygotowywanie dokumentacji do zgłoszenia robót budowlanych, opracowywanie kosztorysów inwestorskich,
- przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do wnioskowania o dofinansowanie ze środków zewnętrznych,
r) realizacja zadań związanych z przeprowadzaniem procesu budowlanego dotyczącego inwestycji, w tym w szczególności poprzez:
- przekazanie placu budowy,
- dokumentowanie procesu budowlanego, w tym sporządzanie protokołów z narad, dokumentacji fotograficznej,
- zapewnienie nadzoru nad realizacją robót,
- bieżące monitorowanie postępu prac w odniesieniu do harmonogramów rzeczowo-finansowych, przeprowadzanie odbiorów robót,
- zgłoszenie zakończenia robót i uzyskiwanie zgody na użytkowanie obiektu budowlanego, rozliczenie robót budowlanych, przygotowanie dowodów OT,
- zawiadamianie powiatowego inspektora nadzoru budowlanego o stwierdzonych nieprawidłowościach przy wykonywaniu robót budowlanych,
s) planowanie i koordynowanie spraw związanych z pracami remontowymi oraz konserwacjami, mającymi na celu utrzymanie obiektu w stanie niepogorszonym, w tym przygotowywanie planów remontów, w szczególności poprzez:
- planowanie remontów na podstawie potrzeb zgłaszanych przez komórkę organizacyjną, w której kompetencjach leży administrowanie obiektami użytkowanymi przez Urząd,
- opracowywanie dokumentacji dotyczącej remontów, przeprowadzanie procesów budowlanych dotyczących remontów,
- bieżące monitorowanie zaawansowania rzeczowego i finansowego realizowanych
- prac remontowych,
t) realizacja zadań związanych z obsługą gwarancyjną robót budowlanych, w szczególności poprzez:
- zwoływanie oraz udział w przeglądach gwarancyjnych i pogwarancyjnych,
- nadzór nad wykonywaniem prac w okresie gwarancyjnym i potwierdzanie ich wykonania,
- obsługę zgłoszeń Administratora obiektu dotyczących usterek gwarancyjnych,
u) publikacja zapytań ofertowych w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu, w zakresie właściwości biura.