Oddział Zarządzania Dokumentacją

Do zakresu obowiązków należy:

a) bieżący nadzór nad prawidłowym postępowaniem z dokumentami w Urzędzie w zakresie określonym przepisami Instrukcji Kancelaryjnej, a w szczególności przez:

- doradzanie i instruktaż dla pracowników Urzędu w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;

- weryfikację poprawności doboru klas rzeczowych z jednolitego rzeczowego wykazu akt, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw przez pracowników Urzędu;

- kontrolę poprawności dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w systemie EZD i w systemie tradycyjnym,

- opracowywanie instrukcji i wytycznych w zakresie postępowania z dokumentacją tradycyjną i elektroniczną,

b) prowadzenie Archiwum Zakładowego Urzędu, w zakresie:

- dokumentów elektronicznych poprzez moduł EZD,

- spraw zakończonych prowadzonych w sposób tradycyjny a w szczególności,

- dokumentów i informatycznych nośników danych ze składu chronologicznego,

c) prowadzenie Archiwum Dokumentacji Zlikwidowanych Przedsiębiorstw jako filii Archiwum Zakładowego, a w szczególności poprzez:

- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji,

- wydawanie uwierzytelnionych kopii przechowywanej dokumentacji osobowo-płacowej dla celów emerytalno-rentowych byłym pracownikom zlikwidowanych przedsiębiorstw,

d) prowadzenia kwerend archiwalnych i wydawania uwierzytelnionych kopii przechowywanej dokumentacji,

e) prowadzenie spraw związanych z uzupełnieniem jednolitego rzeczowego wykazu akt dla klasyfikacji nowych zadań Wojewody i organów zespolonej administracji rządowej w województwie