Oddział Zarządzania Dokumentacją
Do zakresu obowiązków należy:
a) bieżący nadzór nad prawidłowym postępowaniem z dokumentami w Urzędzie w zakresie określonym przepisami Instrukcji Kancelaryjnej, a w szczególności przez:
- doradzanie i instruktaż dla pracowników Urzędu w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
- weryfikację poprawności doboru klas rzeczowych z jednolitego rzeczowego wykazu akt, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw przez pracowników Urzędu;
- kontrolę poprawności dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w systemie EZD i w systemie tradycyjnym,
- opracowywanie instrukcji i wytycznych w zakresie postępowania z dokumentacją tradycyjną i elektroniczną,
b) prowadzenie Archiwum Zakładowego Urzędu, w zakresie:
- dokumentów elektronicznych poprzez moduł EZD,
- spraw zakończonych prowadzonych w sposób tradycyjny a w szczególności,
- dokumentów i informatycznych nośników danych ze składu chronologicznego,
c) prowadzenie Archiwum Dokumentacji Zlikwidowanych Przedsiębiorstw jako filii Archiwum Zakładowego, a w szczególności poprzez:
- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji,
- wydawanie uwierzytelnionych kopii przechowywanej dokumentacji osobowo-płacowej dla celów emerytalno-rentowych byłym pracownikom zlikwidowanych przedsiębiorstw,
d) prowadzenia kwerend archiwalnych i wydawania uwierzytelnionych kopii przechowywanej dokumentacji,
e) prowadzenie spraw związanych z uzupełnieniem jednolitego rzeczowego wykazu akt dla klasyfikacji nowych zadań Wojewody i organów zespolonej administracji rządowej w województwie